직원 경비를 추적하고 분석하는 것은 모든 재무 팀의 필수 업무입니다. 하지만 솔직히 말해, 이 과정은 거의 매끄럽지 않죠.
지저분한 영수증, 일관성 없는 카테고리, 중복 청구, 그리고 지연된 승인 과정 사이에서 깔끔하던 Excel 파일은 금방 행과 필터, 반쯤 완성된 수식으로 뒤엉킨 스파게티가 되어버립니다.
이 글에서는 전통적인 Excel 방식이 얼마나 지저분해지는지 깊이 파헤치고, Excelmatic 같은 Excel AI 도구가 어떻게 단 한 문장으로 게임 체인저가 되는지 알아보겠습니다.
전통적인 Excel 작업: 지루하고, 오류 발생하기 쉬우며, 고통스럽게 수동적입니다.
재무 팀이 5개 부서의 30명 이상의 직원으로부터 경비 보고서를 수집한다고 상상해보세요.
Excel에서 이 데이터를 분석하는 전형적인 과정은 다음과 같습니다.
1. 환급 오류 감지
누군가가 청구한 금액보다 더 많이 환급받았는지, 또는 "거부"된 항목에 어떻게든 0이 아닌 환급 금액이 있는지 확인해야 합니다.
방법:
- 수식 추가:
=IF(AND([Status]="Rejected", [Reimbursed]>0), "Error", "") - 100개 이상의 행에 이 수식을 드래그합니다.
- 조건부 서식을 추가하여 오류를 강조합니다.
- "Error" 열에서 비어 있지 않은 항목을 수동으로 필터링합니다.
괄호 하나 잘못 놓으면 모든 것이 망가집니다.
2. 부서별 총액 계산
부서별 총 경비 청구 금액과 실제 환급 금액을 요약하고 싶습니다.
방법:
- 피벗 테이블을 만듭니다.
- "Department"를 행으로 사용합니다.
- "Amount"와 "Reimbursed Amount"를 합산합니다.
- 그런 다음 별도의 계산된 열을 작성하여 차이를 찾습니다.
- 프레젠테이션용으로 이를 복사합니다.
아, 그리고 다음 주에 새 데이터가 들어오면 이 모든 것을 업데이트하는 것을 잊지 마세요.
3. 경비 카테고리 추세 파악
이제 CFO는 이번 분기에 어떤 경비 카테고리가 예산을 가장 많이 잡아먹는지 알고 싶어합니다.
당신은:
- 날짜별로 필터링합니다.
- "Category"와 "Amount"로 새 피벗을 만듭니다.
- 차트로 내보냅니다.
- 축을 서식화합니다. 레이블을 조정합니다. Excel의 기본 차트 설정에 욕을 합니다.
이 간단한 질문은 데이터가 깨끗하다는 가정 하에 20분의 작업이 됩니다.
Excelmatic 등장: 한 문장으로 즉각적인 통찰력
이제 도구를 바꿔봅시다. 수식과 씨름하는 대신, 동일한 파일을 Excelmatic에 로드하고 질문합니다.
질문 1:
환급 금액이 0보다 큰 거부된 경비 청구를 모두 찾아주세요.
Excelmatic은 즉시 1건의 레코드를 플래그했습니다: Finance 부서의 Grace는 공식적으로 거부된 경비임에도 $960를 환급받았습니다. 일반적으로 이는 수백 행 속에 묻혀 있었겠지만, 한 문장으로 문제를 즉시 드러냅니다. 수식 없음. VLOOKUP 없음. 인간 오류 없음.
질문 2:
부서별 총 청구 금액과 환급 금액을 요약해주세요.
몇 초 안에 피벗 테이블 없이, SUMIF 없이 두 메트릭이 나란히 표시된 부서별 요약을 얻을 수 있습니다.
질문 3:
총 청구 금액별로 경비 카테고리를 순위별로 보여주는 차트를 만들어주세요.
Excelmatic은 즉시 각 경비 카테고리의 총 청구 금액을 보여주는 막대 차트를 생성합니다. Travel과 Software 같은 지출이 많은 카테고리를 쉽게 발견하고, 정책 검토가 필요한 부분을 빠르게 결정할 수 있습니다.
전통적 방식 vs. Excelmatic
| 작업 | 전통적인 Excel | Excelmatic |
|---|---|---|
| 환급 오류 확인 | 긴 수식 + 필터 + 수동 확인 | 한 질문으로 즉시 플래그된 행 표시 |
| 부서별 요약 | 피벗 테이블 + 수동 업데이트 | 몇 초 안에 깔끔한 요약 |
| 경비 추세 분석 | 복잡한 피벗 + 사용자 정의 차트 서식 | 자동 생성 차트와 강조 표시 |
| 데이터 새로 고침 | 새 보고서마다 수동 재작업 | 업로드 후 다시 질문 |
마지막 생각
Excel을 대체할 필요는 없습니다. 하지만 확실히 Excel 속에서 고통받을 필요도 없죠.
Excelmatic을 사용하면 반복적인 보고 작업에 시간을 덜 쓰고 통찰력 발견에 더 집중할 수 있습니다. 잘못된 환급을 수정하거나 부서별 지출을 최적화하는 경우에도, 올바른 질문을 하면 빠르게 올바른 답을 얻을 수 있습니다.
Excel이 작업을 하게 하세요. 당신은 재무에 집중하세요.
👉 지금 Excelmatic을 사용해보고 직접 질문해보세요
